In einer Welt, die sich rasend schnell digitalisiert und automatisiert, wächst die Bedeutung der Business-Analyse stetig. Business Analysten (BA) sind die Architekten des digitalen Wandels und begleiten Unternehmen durch komplexe Transformationsprozesse. Aber was macht den Beruf des Business Analysten so besonders und unverzichtbar?

Die Anforderungen an die technische Lösung stammen aus unterschiedlichen Quellen. Das Management definiert übergeordnete Ziele, während die Anwender spezifische Vorstellungen von der Applikation haben. Der Software-Entwickler hingegen benötigt präzise Vorgaben, um all diese Forderungen umsetzen zu können. Der BA fungiert somit als Brückenbauer zwischen diesen Gruppen, indem er sowohl die Sichtweise der Entwickler als auch die Perspektive der Stakeholder einnehmen kann.

Der Arbeitsalltag eines Business Analysten

Das Vorgehen in der Business Analyse folgt keinen starren Modellen. Da IT-Projekte oft komplex sind und sich die Anforderungen während des Transformationsprozesses stetig ändern, gehört es zum Alltag des BA, sich fortlaufend flexibel an den Fortschritt im Projekt anzupassen. Es helfen dabei unterschiedliche Instrumente, Methoden und Techniken, um mit der Informationsdichte zurechtzukommen.

Phase 1: Die Ist-Analyse – Wo stehen wir?

Der erste Schritt eines Business Analysten ist die detaillierte Untersuchung des aktuellen Zustands im Unternehmen. Mithilfe von Interviews, Umfragen und Dokumentenrecherchen ermittelt der BA die Ursachen und Bedürfnisse für Veränderungen. Instrumente wie SWOT-Analysen, Fischgräte-Diagramme und Prozessmodellierungen helfen dabei, ein umfassendes Bild zu erstellen. Ein erfolgreicher BA spricht mit Menschen auf allen Ebenen, um ein vollständiges Verständnis der Ist-Situation zu gewinnen.

Phase 2: Der Soll-Zustand – Was wollen wir erreichen?

Nach der Ist-Analyse werden klare Ziele definiert. Auf der Basis der gesammelten Informationen müssen die relevanten Ziele des Veränderungsvorhabens definiert werden. Diese Ziele – ob systembezogen, wirtschaftlich, leistungsorientiert oder kulturell – müssen SMART sein: Spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. Widersprüche? Kein Problem! Hier zeigt der BA seine Vermittlungskünste und findet alternative Ansätze, die alle Stakeholder zufriedenstellen.

Phase 3: Lösungsansätze – Wie kommen wir ans Ziel?

In dieser kreativen Phase entwickelt der BA konkrete Lösungen basierend auf den vorherigen Analysen. Die gesammelten Ideen werden in einer Synthese und Auswertung auf ihre Machbarkeit überprüft, priorisiert und zusammengefasst. Datenflussdiagramme, Kreativitätstechniken und Workshops helfen dabei, innovative Ideen zu generieren und zu bewerten. Ziel ist es, zwei bis vier praktikable Lösungsansätze zu erarbeiten, die im Business Case detailliert behandelt werden.

Phase 4: Empfehlungen – Die besten Lösungen präsentieren

Jetzt wird es spannend: Die besten Lösungsansätze werden dem Zielpublikum, z.B. dem Management präsentiert. Neben ökonomischen Kalkulationen – wie Amortisationsdauer und Rendite – zählen auch Faktoren wie Kundenfokus und Anwenderfreundlichkeit. Eine abschliessende Risikoanalyse zeigt auf, ob der Business Analyst die Tragweite eines Lösungsansatzes ganzheitlich durchdacht hat. Der Business Case fasst alle Erkenntnisse zusammen und bildet die Entscheidungsgrundlage.

Umsetzung: Den Wandel aktiv gestalten

Der Wandel muss nun aktiv im Unternehmen verankert werden – hier kommt das Change-Management ins Spiel. Mit Einfühlungsvermögen und Geduld begleitet der BA die Mitarbeiter durch den Veränderungsprozess. Ob durch Präsentationen, Q&A-Sessions, Wiki-Beiträge oder Prozessdokumentationen – der BA sorgt dafür, dass die Transformation reibungslos verläuft und nachhaltige Veränderungen eintreten. Regelmässig hat er zu prüfen, ob die Veränderung bereits umgesetzt wird, oder sich die Mitarbeitenden noch immer ertappen, in alte Muster zurückzufallen. Das Einpflegen von Veränderungen ist ein aufwendiger Prozess, der viel Geduld, Nachsicht und Einfühlungsvermögen erfordert.

Externe Berater: Unabhängige Perspektive

Oftmals ist eine externe Sichtweise wertvoll. Ein vertrauensvoller Umgang mit den Stakeholdern kann dazu führen, dass der externe BA mit Details betraut wird, welche Mitarbeitende aufgrund von möglichen Interessenskonflikten, internen nicht mitteilen würden. Auch stehen externe Berater den Karriere-Ambitionen von internen Mitarbeitenden selten im Weg.
Betriebsblindheit hat hier keine Chance – externe Business Analysten können innovative Veränderungen anstossen. Eine unvoreingenommene Sichtweise auf die Abläufe, gepaart mit der Vernetzung von unterschiedlichen Informationen, kann zu innovativen Veränderungen führen, die das Unternehmen weiterbringt.

Dominik Lischer, Professional Business Analyst, INTEGRATE Informatik AG